正式對外信函采用第一人稱寫成，以機關或人民團體領導人的名義發出。正式對外信函中使用的語言簡潔規范，準確嚴謹。信函正文直截了當地陳述寫信事由，行文既層次分明又自然流暢。所以，翻譯對外信函時應注意以下幾個問題：

　　1、英中兩種語言的對外信函，在格式上有何差異?

　　英中兩種語言的對外信函在格式上存在差異，主要表現在編號位置、標注時間與地點的位置以及簽字方面， 詳見下表。

　　2、翻譯對外信函時，在措辭方面應該注意什么?

　　英語中Your Excellency, Excellency, Your Excellency Respected, Your Excellencies, Your Excellencies Respected等，意為“閣下”或“閣下們”，其首字母要大寫;它們用 于第二人稱，表示直接稱呼，一般用于對總統、總理、部長、大使、公使、特使、 特別代表等重要人物的尊稱。

　　Your Majesty King(國王陛下)，Your Majesties King and Queen (國王和王后陛下)，用于對國王或王后的直接稱呼，在King后面也可加上個人的名字。

　　Your Highness Prince(親王殿下)和 Your Highnesses Princesses(公主殿下們)，用于對親王、王子、公主等的直接稱呼。在Prince之后，可加上個人的姓名。

　　Your Royal Highness Prince(親王殿下)和 Your Royal Highnesses Prin- cesses(公主殿下們)，用于對皇太子或直系王族的尊稱。Prince后可加上個人 稱號，也可加上頭銜。

　　Honorable, Right Honorable, Most Honorable 表示尊稱，用于英聯 邦系統國家中部長、大臣、議員、高級官員的名字前，例如：Honorable Prime Minister Mencken(尊敬的門肯首相)。

　　3、結尾敬語

　　翻譯結尾敬語時，請注意發信人與收信人職位的對稱關系，若收信人職 位低于發信人時，不用“highest consideration”(最崇高的敬意)，而只用 “high consideration”(崇高的敬意)。在措辭上，機關的領導人用“順致最崇 高的敬意”、“順致最良好的祝愿”、“順致最親切的問候”等;人民團體的領導 人用“順致最良好的祝愿”、“順致最親切的問候”等。

　　4、附件(enclosure)

　　對外信函內若有附件，可在信末敬語前單寫一句：“is enclosed herewith... ”(隨信附去……)，也可在簽名后另起一段寫Enclosure

　　5、對外信函中的句子有何特點?

　　中譯英信函對外信函的英譯中，常常會碰到較長的中文句子。翻譯中文長句時，關鍵在于依據長句結構，恰當運用分句法，或正確區分長句的主從關系。

　　英譯中：中文彈性比較大，句子比較簡短。有人形容中文句子結構如大江流水，后浪推前浪;英語則如參天大樹，枝繁葉茂。之所以將英語句 子結構比做“參天大樹”，其主要原因是從句在英語中的出現頻率很高，如定 語從句、賓語從句、狀語從句等。各種從句在句中的頻繁出現猶如大樹的無 數枝葉，使英語句子“枝繁葉茂”。